# 6.9. 員工借款及費用報銷

# 6.9.1 出納記賬軟件中報銷金額大于借款金額時，如何給員工找錢？

????出納記賬軟件專業版的員工借款管理及還款管理功能可以對企業員工借款、還款進行流程化登記管理，提高了企業管理效率。本篇文章介紹一下出納記賬軟件報銷金額大于借款金額，需要給員工退款的情況下，軟件內如何處理？

????如下圖所示，員工“張偉”借款金額為5000元，費用報銷了6000元，報銷金額大于借款金額，導致欠款-1000元，需退還給員工。這種情況下，需做還款單，進行還款處理，將欠款金額清零。

????在功能導航窗，點擊“綜合管理”—》“還款單管理”打開還款單管理界面，新增還款單，選擇還款人，關聯借款單、報銷單，錄入還款金額（還款金額錄入負數，代表報銷金額大于借款金額時，需要給員工找錢！）進行還款處理就好，如下圖所示。

????做過還款單進行還款處理后，重新查看借款詳情，此時可以看到，欠款金額-1000元已清零，如下圖所示。

# 6.9.2 出納記賬軟件如何查詢員工借款及核銷情況？

????出納記賬軟件專業版的員工借款管理及還款管理功能可以對企業員工借款、還款進行流程化登記管理，提高了企業管理效率。員工借款匯總表可根據統計日期、借款人等條件來進行統計每個員工的借款及核銷情況，包括員工的此前欠款、本期借款、本期核銷金額及期末欠款等信息，本文詳細介紹一下如何查詢員工借款及核銷情況？

????在功能導航窗點擊“綜合管理”—》“員工借款匯總表”即可進入員工借款匯總表界面，如下圖所示。

????員工借款匯總表界面支持根據統計日期、借款人來進行統計員工的借款、核銷情況，包括員工姓名、所屬部門、此前欠款、本期借款、本期核銷借款、其中：報銷金額、期末欠款等信息。另外在工具欄中支持查看明細、導出Excel文件、打印當前記錄、界面設計（可自定義當前界面顯示數據項）。

# 6.9.3 進銷存軟件如何登記員工借款？

????信管飛RMS是進銷存一體化軟件，可以管理商品進出庫功能，也可以管理員工借款情況，員工借款管理及還款管理可以對企業員工借款、還款進行流程化登記管理，提高了企業管理效率。下面我們介紹一下信管飛RMS專業版如何登記員工借款。

????在功能導航窗點擊“綜合管理”—》“員工借款管理”即可進入“員工借款管理”界面，如下圖所示：

????新增借款單：點擊工具欄中的“新增借款單”按鈕，系統彈出“借款單信息”窗口，錄入借款日期、借款人、借款事由、借款金額等信息后點擊“保存”即可。如下圖所示：

????修改借款單：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“修改借款單”按鈕，彈出“借款單信息”窗口，在窗口中修改后點擊“保存借款單”按鈕即可。

????刪除借款單：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“刪除借款單”按鈕，系統彈出刪除提示，點擊“是”確認后刪除。

????查看詳情：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“查看詳情”銨鈕，彈出“借款單信息”窗口?？刹榭唇杩钋闆r和核銷情況。

????更多操作：點擊“更多操作”按鈕，下拉列表下含：作廢借款單、查看還款核銷詳情、查看日記賬憑證操作。

????批量操作：批量操作按鈕可以“全選”、“反選”、“全不選”來對借款單進行批量刪除或者其他操作。

????查詢借款單：錄入借款日期、部門、借款人、單據狀態等條件后點擊工具欄中的“查詢”按鈕即可。

????導入導出：支持導入導出借款單。

????打印：可以打印“借款單列表”。

????界面設計：用戶可根據自身業務要求對軟件界面進行設置，包括配置數據項名稱、顯示先后順序、設置顯示寬度、對齊方式等設置。

????還款核銷：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“還款核銷”按鈕，系統彈出“還款核銷單”窗口，在窗口中錄入還款信息后，點擊“保存”即可。如下圖所示：

????在“綜合管理”—》“還款單管理”可以查看所有的還款單記錄。

????員工借款及還款功能模塊是信管飛RMS（進銷存管理軟件）的擴展模塊，如需使用，是需要另外購買的，可聯系在線客服進行咨詢試用。

# 6.9.4 出納記賬軟件如何登記員工借款？

????信管飛出納記賬軟件專業版的員工借款管理及還款管理可以對企業員工借款、還款進行流程化登記管理，提高了企業管理效率。下面我們介紹一下在信管飛出納記賬軟件專業版中如何登記員工借款。

????在功能導航窗點擊“綜合管理”—》“員工借款管理”即可進入“員工借款管理”界面，如下圖所示：

????刪除借款單：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“刪除借款單”按鈕，系統彈出刪除提示，點擊“是”確認后刪除。

????查看詳情：在借款單列表中，選擇一個借款單，點擊工具欄中的“查看詳情”銨鈕，彈出“借款單信息”窗口。可查看借款情況和核銷情況。

????更多操作：點擊“更多操作”按鈕，下拉列表下含：作廢借款單、查看還款核銷詳情、查看日記賬憑證操作。

????批量操作：批量操作按鈕可以“全選”、“反選”、“全不選”來對借款單進行批量刪除或者其他操作。

????查詢借款單：錄入借款日期、部門、借款人、單據狀態等條件后點擊工具欄中的“查詢”按鈕即可。

????導入導出：支持導入導出借款單。

????打印：可以打印“借款單列表”。

????界面設計：用戶可根據自身業務要求對軟件界面進行設置，包括配置數據項名稱、顯示先后順序、設置顯示寬度、對齊方式等設置。

????在“綜合管理”—》“還款單管理”可以查看所有的還款單記錄。

# 6.9.5 出納記賬軟件如何設置操作員不允許審核費用報銷單？

????在日常工作中，因為臨時事件的發生，員工經常會自己墊付工作所需要的各項費用。這些費用在月末時可以填寫費用報銷單進行統一的報銷。信管飛出納記賬軟件專業版有費用報銷管理功能，可以管理費用報銷單，并支持設置操作員費用報銷單審核權限，下文我們詳細介紹一下出納記賬軟件內如何設置操作員不允許審核費用報銷單？

????在功能導航窗點擊“系統管理”—》“操作員及授權”打開操作員管理及授權界面，選擇操作員“張亞”，在功能模塊權限界面，選擇“綜合管理”—》“費用報銷管理”，把費用報銷管理“審核”權限勾選取消后保存權限，如下圖一所示：

????權限設置完成后，使用操作員“張亞”登錄軟件，打開費用報銷管理界面，可以看到工具欄“審核”按鈕為灰色的，操作員無法審核費用報銷單。如下圖二所示：

# 6.9.6 出納記賬軟件中個人借款與還款核銷是否需要記憑證？

????紅管家財務出納記賬系統包括對個人借款管理的功能，個人借款與還款核銷是否需要記憑證，對賬戶資金有很大的影響。有些客戶不知道每次開借款單與還款單時是否需要記憑證，在此我們做一個簡單的介紹。

????個人借款時，填寫借款單信息后僅僅保存借款單，但是沒有記憑證，此時公司的資金賬戶是沒有金額變動的，所以保存借款單后需要點擊“保存并記憑證”按鈕進行記入現金日記賬或者銀行日記賬。還款核銷時，如果僅僅保存還款信息，而沒有轉記日記賬憑證，那么公司賬戶的資金也是沒有變動的。還款核銷時，如果公司全額報銷則不要記憑證，如果公司不報銷或者部分報銷，則需要對還款部分記憑證，這樣公司的資金數目才正確。

????在此對于部分還款的案例做一個分析：打開紅管家財務出納記賬系統首頁，業務處理→借款管理→新增借款單，出現如圖1所示的界面，填寫借款信息。

????填寫完借款信息后點擊“保存借款單”，然后點擊“保存并記憑證”，如圖2所示，填寫憑證信息后保存憑證。

????在個人借款管理界面，選擇需要核銷的單據進行還款核銷，還款核銷時填寫還款金額與報銷金額，如果公司全額報銷，則還款金額不用填寫，填寫報銷金額后直接保存，不用“轉記日記賬”；如果公司對本次借款是部分報銷，則填寫報銷金額和還款金額后，保存單據，然后“轉記日記賬”，把還款金額記入現金日記賬或者銀行日記賬憑證；如果公司對本次借款是不報銷，則報銷金額不用填寫，填寫還款金額后保存單據，然后“轉記日記賬”，把還款金額記入現金日記賬或者銀行日記賬憑證。

????點擊“轉記日記賬”后，可以對還款金額做一個現金日記賬或者銀行日記賬的憑證，填寫好憑證信息后保存憑證即可。

????此時，我們到現金日記賬或者銀行日記賬界面可以查到自己做的單據信息，公司資金經過借款還款之后是正確的數額。

# 6.9.7 已審核的費用報銷單如何反審修改？

????在日常工作中，因為臨時事件的發生，員工經常會自己墊付工作所需要的各項費用。這些費用在月末時可以填寫費用報銷單進行統一的報銷。信管飛出納記賬軟件專業版有費用報銷管理功能，可以管理費用報銷單。

????費用報銷單保存審核后默認不允許直接修改，如下圖所示，但是部分客戶需要對已審核的費用報銷單進行修改，軟件支持反審費用報銷單功能。本篇文章介紹一下出納記賬軟件中已審核的費用報銷單如何反審修改？

????在功能導航窗點擊“綜合管理”—》“費用報銷管理”打開費用報銷管理界面，選擇一個已審核的費用報銷單，然后在工具欄點擊“更多操作”—》“反審報銷單”，系統會彈出提示信息“您確認要反審當前報銷單記錄嗎？”，點擊“確定”按鈕即可對已審核的費用報銷單進行反審操作，反審后，費用報銷單狀態變為“待審核”，此時可以對這個待審核的費用報銷單進行修改操作，如下圖所示。